C’è una parte dell’organizzazione di un torneo giovanile che non produce nulla di visibile e che è l’unica su cui non si può improvvisare. Riguarda i documenti degli atleti, la presenza di personale e attrezzatura sanitaria, le coperture assicurative e i consensi delle famiglie.
Una premessa necessaria: gli obblighi specifici dipendono dalla federazione o dall’ente di promozione sportiva di riferimento, dalla disciplina, dalla fascia d’età e dalla normativa regionale, e vengono aggiornati con una certa frequenza. Quello che segue è una mappa dei temi da verificare, non un elenco di prescrizioni da applicare alla lettera. Le fonti da consultare sono le disposizioni della vostra federazione per la stagione in corso e, quando rilevante, le norme regionali sulla tutela sanitaria delle attività sportive.
La certificazione medica
Per l’attività sportiva agonistica è richiesta la certificazione di idoneità rilasciata da un medico specialista in medicina dello sport, con validità annuale. Per l’attività non agonistica e ludico-motoria le regole sono diverse e dipendono dal contesto.
Il punto che crea più problemi in un torneo non è la regola in sé ma chi la verifica. La responsabilità della validità dei certificati è della società di appartenenza dell’atleta, non dell’organizzatore del torneo. Questo però non toglie all’organizzatore l’onere di raccogliere una dichiarazione formale.
La soluzione standard è la dichiarazione del responsabile di società: un modulo, firmato dal dirigente accompagnatore al momento dell’accredito, in cui si attesta che tutti gli atleti in lista sono regolarmente tesserati e in possesso di certificazione medica in corso di validità. Si consegna insieme alla lista nominativa. È un foglio che costa due minuti a chi lo firma e che definisce con chiarezza le responsabilità.
Chiedere i certificati originali di trecento bambini all’ingresso, invece, è impraticabile e vi farebbe iniziare il torneo con due ore di ritardo.
Defibrillatore e personale formato
La presenza del defibrillatore semiautomatico e di personale addestrato al suo uso durante le competizioni è disciplinata dalla normativa nazionale e dalle disposizioni federali, con obblighi che variano in base al tipo di attività e all’impianto.
Da organizzatori, le domande da porsi sono tre. Il DAE presente nell’impianto è funzionante e con piastre e batteria non scadute? È accessibile durante tutta la durata dell’evento, cioè non chiuso in un ufficio di cui ha la chiave una persona sola? C’è almeno una persona formata presente per tutta la giornata, e sanno tutti chi è?
L’ultima è la domanda che fa fallire più spesso il sistema. Il defibrillatore c’è, la persona formata c’è, ma nessuno dei presenti sa chi sia. Il briefing della mattina serve esattamente a questo: si dice ad alta voce chi è il referente sanitario, dove si trova il DAE e qual è il segnale per chiamarlo.
Presidio sanitario e accesso dei mezzi
Per gli eventi con più squadre e molti partecipanti è prassi prevedere un presidio sanitario, che a seconda della disciplina e delle disposizioni può andare dal personale con formazione di primo soccorso all’ambulanza con equipaggio. Verificate cosa richiede la vostra federazione per quel tipo di manifestazione.
C’è un elemento pratico che si dimentica quasi sempre: il percorso di accesso del mezzo di soccorso. Un impianto pieno di auto parcheggiate male è un impianto in cui l’ambulanza non arriva al campo. La corsia di accesso va tenuta libera con transenne o coni e affidata a una persona specifica, ed è uno dei motivi per cui l’addetto al parcheggio non è un ruolo di contorno.
Va inoltre individuato in anticipo l’ospedale di riferimento e il percorso, informazione da mettere per iscritto nel documento organizzativo e da comunicare al referente sanitario.
Assicurazione
Il tesseramento federale comprende in genere una copertura assicurativa base per gli atleti, ma la copertura dell’evento è un tema distinto. Le aree da verificare sono la responsabilità civile verso terzi dell’organizzatore, la copertura per i volontari che non sono tesserati come atleti, e le eventuali estensioni richieste dal gestore dell’impianto se questo non è di proprietà della società.
Se l’impianto è comunale, il regolamento d’uso contiene quasi sempre requisiti assicurativi specifici: vanno letti prima di chiedere la concessione, non dopo.
Consensi e tutela dei minori
Per i minori servono due autorizzazioni che è bene tenere distinte.
Il consenso alla partecipazione, firmato da chi esercita la responsabilità genitoriale, in genere è già acquisito dalla società di appartenenza con il tesseramento e va confermato dal dirigente accompagnatore.
Il consenso all’uso di immagini è invece specifico dell’evento e riguarda voi. Se fotografate la giornata e pubblicate le immagini sul sito o sui social, vi serve una liberatoria raccolta dalle società partecipanti e trasmessa all’organizzazione. La pratica corretta è includerla nel modulo di iscrizione della società, con la possibilità per le famiglie di negare il consenso per il singolo atleta, e comunicare a chi scatta quali bambini non vanno inquadrati. È scomodo, ma pubblicare la foto di un minore senza consenso è un problema serio e facilmente evitabile.
Vanno inoltre considerate le disposizioni in materia di tutela dei minori e prevenzione degli abusi adottate dagli organismi sportivi, che riguardano tra l’altro l’individuazione di un responsabile e le regole di accesso agli spogliatoi. Sono norme relativamente recenti e non tutte le società di base le hanno recepite: verificate le disposizioni del vostro ente di affiliazione.
Il documento che tiene insieme tutto
Tutto quanto sopra va in un unico foglio, che conviene chiamare piano organizzativo dell’evento e che contiene: nome e recapito del referente sanitario, posizione del DAE, elenco dei formati al suo uso presenti, percorso di accesso dei mezzi di soccorso, ospedale di riferimento, estremi della copertura assicurativa, nome del responsabile per la tutela dei minori, numero di emergenza.
Stampatelo in tre copie: segreteria, referente sanitario, responsabile dell’impianto. Se durante la giornata non serve, avrete perso venti minuti. Se serve, sarà l’unica cosa che conta.