Il raggruppamento di minirugby è l’evento più complesso che una società di base organizza durante l’anno, e allo stesso tempo quello a cui si dedica meno pianificazione formale. Trecento bambini divisi in quattro categorie, otto o dieci club ospiti, un impianto con due campi regolamentari, un pranzo da servire e un orario di chiusura da rispettare.
Quello che segue è uno schema di lavoro, non un regolamento: le denominazioni delle categorie e le regole di gioco fanno riferimento alla federazione e all’attività promozionale della stagione in corso, e vanno sempre verificate sulle disposizioni ufficiali aggiornate.
Il vincolo che determina tutto: i campi ridotti
La prima cosa da capire è che un campo regolamentare non è un campo. Per l’attività di minirugby si gioca su spazi ridotti, e un campo da rugby standard ne ospita comodamente quattro affiancati per le categorie più piccole, o due per le categorie maggiori.
Questo cambia completamente la matematica. Un impianto con due campi regolamentari può reggere sei-otto partite in contemporanea. È il motivo per cui un raggruppamento riesce a far giocare trecento bambini in una mattina, cosa che sarebbe impensabile con incontri a undici su campo intero.
La conseguenza operativa è che il collo di bottiglia non sono i campi: sono gli educatori, gli arbitri e la capacità di tenere sotto controllo il movimento delle squadre. Con otto partite in contemporanea servono otto adulti che dirigono e almeno altrettanti che accompagnano.
Costruire il programma a ritroso
Il programma si costruisce partendo dalla fine. Fissate l’ora in cui l’ultimo bambino deve lasciare il campo, tipicamente dopo il terzo tempo e il pranzo, e risalite.
Una giornata tipo su una mattina si regge su questa ossatura. Apertura dell’impianto e accoglienza delle società circa novanta minuti prima del primo fischio: serve tempo perché i pullman arrivano scaglionati e la segreteria deve raccogliere le liste. Riscaldamento collettivo per categoria, venti minuti. Primo blocco di partite, tre turni consecutivi da dodici-quindici minuti con cinque minuti di rotazione, quindi circa un’ora. Pausa di quindici minuti con distribuzione di acqua e frutta. Secondo blocco, altri tre turni, un’altra ora. Chiusura con premiazione collettiva, terzo tempo e pranzo.
Il conto porta a circa cinque ore di presenza sull’impianto per un totale di sei partite giocate da ogni bambino. È il rapporto giusto: sotto le quattro partite le famiglie hanno la sensazione di aver fatto un viaggio per niente, sopra le sette i bambini piccoli crollano.
La rotazione, non il tabellone
L’errore più frequente è impostare il raggruppamento come un torneo con classifica. Nell’attività promozionale di minirugby, specialmente nelle categorie più giovani, non si stila una graduatoria e non si assegna un vincitore: l’obiettivo dichiarato è far giocare tutti contro tutti il più possibile.
Questo semplifica enormemente l’organizzazione, perché non serve gestire dipendenze tra turni. Si costruisce una griglia di rotazione: sulle colonne i campi, sulle righe i turni orari, in ogni cella le due squadre che si affrontano. La griglia si prepara in anticipo, si stampa in formato grande e si appende in tre punti dell’impianto.
Con otto squadre per categoria e sei turni, ogni squadra affronta sei avversarie diverse su sette possibili. La griglia si costruisce una volta e si riusa ogni anno cambiando solo i nomi.
Per le categorie in cui è prevista una formula con classifica, il discorso torna quello di un torneo normale, con gironi e criteri di spareggio scritti in anticipo.
Le squadre miste e gli arrivi incompleti
Nel minirugby è normale che una società si presenti con nove bambini invece dei dodici annunciati, o con quattordici. Il programma deve essere elastico per costruzione.
Due accorgimenti risolvono quasi tutto. Il primo è raccogliere il numero effettivo di bambini per categoria all’arrivo, non alla settimana precedente, e avere una persona che ricalcola le composizioni mentre le squadre si cambiano. Il secondo è prevedere esplicitamente nella comunicazione alle società che, in caso di numeri dispari, si formano squadre miste tra club. È una pratica normale nell’attività di base ma va annunciata prima, altrimenti qualche allenatore la vive come un’imposizione.
Le persone, non le cose
Una raggruppamento riuscita dipende da quanti ruoli avete coperto, e la lista è più lunga di quanto si pensi.
Serve un responsabile per categoria, che è l’unica persona autorizzata a modificare il programma della sua categoria e che tiene il tempo. Servono gli arbitri educatori, uno per campo attivo. Serve una segreteria che raccoglie i documenti all’arrivo e non si sposta da lì. Serve un referente sanitario con il presidio di primo soccorso, e vanno verificati in anticipo i requisiti previsti per l’evento, compresa la presenza del defibrillatore e di personale formato al suo utilizzo secondo la normativa vigente. Serve un addetto al parcheggio, che sembra un dettaglio finché non arrivano dodici pullman insieme. Servono due o tre persone per acqua, frutta e rifiuti, che è il lavoro meno visibile e più necessario della giornata.
La regola empirica è un adulto ogni dieci bambini, contando solo gli adulti con un compito assegnato.
Il giorno prima e il giorno stesso
Il giorno prima si tracciano i campi, si posizionano le bandierine, si verifica che gli spogliatoi siano aperti e puliti, si stampano griglie e cartelli, si controlla il materiale sanitario. Tracciare la mattina stessa con dieci pullman in arrivo è una scommessa che prima o poi si perde.
La mattina stessa, un briefing di dieci minuti con tutti i responsabili prima dell’apertura dei cancelli vale più di qualsiasi documento. Si ripassano gli orari, si chiarisce chi decide cosa e si stabilisce il segnale per l’emergenza.
Cosa misurare per l’anno prossimo
A fine giornata, prima di smontare tutto, annotate tre numeri: a che ora è partito davvero il primo turno rispetto a quanto previsto, quante partite ha giocato mediamente ogni bambino, e a che ora si è liberato l’impianto. Sono gli unici tre indicatori che servono per correggere il programma della stagione successiva, e sono anche gli unici che nessuno si ricorda se non li scrive lo stesso giorno.